Sebelum bicara lebih jauh tentang proses aplikasi Visa Schengen, saya ingin menjelaskan terlebih dahulu apa itu Visa Schengen. Soalnya, selama ini masih banyak yang salah paham dengan Visa Schengen. Visa Schengen adalah visa kunjungan singkat/turis yang berlaku di negara-negara Eropa anggota Perjanjian Schengen. Perjanjian ini meniadakan pemeriksaan paspor di perbatasan antar Negara Schengen. Sampai dengan Januari 2012, negara-negara Eropa yang masuk dalam Perjanjian Schengen jumlahnya mencapai 26 negara, yaitu : Austria, Belanda, Belgia, Ceko/Czech/Česka, Denmark, Estonia, Finlandia, Hongaria, Islandia, Italia, Jerman, Latvia, Liechtenstein, Lithuania, Luxemburg, Malta, Norwegia, Perancis, Polandia, Portugal, Slovakia, Slovenia, Spanyol, Swedia, Swiss, dan Yunani. Jadi, dengan memiliki Visa Schengen, kita bebas keluar masuk 26 Negara Schengen tanpa perlu mengajukan aplikasi visa secara terpisah ataupun menjalani pemeriksaan imigrasi saat di perbatasan antar negara. Lebih praktis dan ekonomis bukan?
Sayangnya, praktisnya Visa Schengen tidak sepraktis proses aplikasi (apply)-nya. Selama ini, sudah menjadi rahasia umum kalau bahwa Visa Schengen terkenal sebagai salah satu visa yang paling sulit untuk mendapatkannya. Persyaratan dokumennya banyak, proses aplikasinya pun ribet dan rumit. Dibutuhkan mental pantang menyerah dan kesabaran ekstra untuk mendapatkannya. Untungnya, proses apply Visa Schengen yang saya alami tidak serumit dan seribet yang saya bayangkan.
Selasa, 13 Desember 2011, saya datang dengan segepok dokumen ke Kedutaan Republik Czech (Velvyslanectví České Republiky), Jl. Gereja Theresia No. 20, Menteng, Jakarta untuk apply Visa Schengen. Saya bela-belain terbang jauh-jauh dari Bali pagi-pagi sekali, dengan naik Garuda penerbangan pertama (jam 06.15 WITA) demi Visa Schengen. Soalnya, dari berbagai informasi yang saya dengar, terutama dari situs Kedutaan Republik Czech, pengajuan visa di Kedutaan Besar Republik Czech hanya dilayani pada hari Selasa dan Kamis, pukul 09.00 - 12.00 WIB. Kalau kita datang kesiangan, biasanya harus ngantri lama atau apesnya kita ditolak karena sudah terlalu banyak yang ngantri.
Saya memilih mengajukan Visa Schengen di Kedutaan Republik Czech bukan tanpa alasan. Aturan pertama apply Visa Schengen adalah kita harus apply di negara tujuan utama (main destination) atau di negara yang pertama kali kita masuki. Dalam kasus saya, susah untuk menentukan negara tujuan utama karena saya berencana traveling ke 10 Negara Eropa/Schengen, dengan durasi kunjungan yang hampir sama di tiap negara. Jadi, teorinya saya harus apply di Kedutaan Perancis. Namun, saya menghindari apply Visa Schengen di Negara-Negara Eropa konvensional seperti : Perancis, Belanda, Italia, atau Jerman karena dari berbagai informasi yang saya dengar, apply Visa Schengen di negara-negara tersebut sangat ribet, rumit, dan harus pesan (book) hari dulu lewat internet. Selain itu, biasanya sangat banyak orang yang apply Visa Schengen di negara-negara tersebut, jadi kita harus siap-siap ngantri dan bersabar.
Karena saya tidak mau apply di Kedutaan Perancis, maka saya harus menentukan Negara Schengen lainya yang persyaratannya lebih mudah dan tidak banyak peminatnya. Tentunya saya harus membuat (baca : merekayasa) rencana perjalanan (itinerary), sehingga seolah-olah ada salah satu negara yang saya kunjungi paling lama. Pilihan saya pun jatuh pada negara Republik Czech, dengan beberapa pertimbangan, antara lain :
• Persyaratannya paling mudah (dokumennya paling sedikit) dibanding Negara-Negara Schengen lainnya.
• Tidak perlu pesan (book) hari terlebih dahulu baik via internet maupun telepon, untuk menyerahkan dokumen ke Kedutaan Republik Czech. Jadi kita bisa memilih antara Hari Selasa atau Kamis pukul 09.00 - 12.00 WIB, mana yang bisa. Ingat!!! Jadwal pelayanan visa di Kedutaan Republik Czech hanya Selasa dan Kamis pukul 09.00 - 12.00 WIB. Jangan sampai salah hari ,ya!
• Republik Czech kurang populer di Indonesia, jadi saya berasumsi peminat (orang yang apply) visanya tidak begitu banyak.
Dokumen-dokumen yang harus dibawa untuk apply Visa Schengen (visa turis) di Kedutaan Republik Czech adalah :
1. Paspor yang masih berlaku minimal 6 bulan.Tidak dijelaskan apakah 6 bulan ini, dihitung dari tanggal keberangkatan atau tanggal kepulangan kita dari Eropa.
2. Formulir permohonan visa yang telah diisi lengkap dan ditandatangani (bisa ambil di kedutaan atau download di situs kedutaan terkait). Sebaiknya download formulirnya di situs kedutaan terkait, dan isi dengan lengkap (tanpa ada coretan/kesalahan sedikit pun) agar mempersingkat waktu ketika apply visa.
3. 1 lembar pas foto berwarna terbaru ukuran 4 X 6 cm, dengan latar belakang putih, 80% tampak muka dan tidak tersenyum.
4. Print out tiket pesawat PP yang sudah OK (Confirmed) beserta bukti pembayarannya. Ada yang bilang boleh membawa bukti booking tiket saja, tetapi karena saya sudah membeli tiket jauh-jauh hari, saya membawa print out tiket.
5. Bukti booking hotel selama di Wilayah Schengen, bukan hanya bukti booking hotel di negara tujuan.kita bisa book hotel lewat situs http://www.hostelbookers.com (tanpa booking fee) atau http://www.hostelworld.com (ada booking fee).
6. Surat Sponsor/Surat Keterangan Mahasiswa/Surat Keterangan Kerja yang menerangkan bahwa kita adalah benar-benar mahasiswa/karyawan dari universitas/perusahaan tertentu dan menerangkan bahwa kita akan berkunjung ke negara tersebut dalam rangka apa dan untuk berapa lama. Surat keterangan tersebut juga harus menerangkan bahwa kita tidak akan mencari kerja atau izin tinggal (Resisdence Permit) di Negara Schengen.
7. Bukti kemampuan finansial asli (Buku Tabungan/Sertifikat Deposito) beserta foto kopinya untuk 3 bulan terakhir. Mengenai jumlahnya, tidak ada ketentuan pasti. Namun, dari berbagai milis traveling menyebutkan bahwa jumlah uang yang ada di rekening sebaiknya proporsional dengan jumlah hari (lamanya) kita akan berada di Eropa. Standard biaya hidup per hari di Eropa sekitar € 70,00. Jadi tinggal kalikan saja jumlah hari di Eropa dengan € 70,00. Jumlah tersebut harus kita persiapkan di rekening selama 3 bulan terakhir. Jangan mendadak jumlahnya melambung di bulan terakhir, karena pihak kedutaan akan curiga. Pada waktu apply, petugas akan melihat dan mengecek Buku Tabungan/Sertifikat Deposito yang asli kemudian mengembalikannya kepada kita saat itu juga. Petugas hanya meminta foto copy rekening tersebut. Kedutaan Republik Czech tidak meminta Surat Referensi Bank (Bank Statement) seperti Kedutaan Negara-Negara Schengen lainnya.
8. Asuransi perjalanan (Travel Insurance) asli dan foto kopinya, yang berlaku di wilayah Schengen dengan pertanggungan minimal sebesar € 30.000,00. Asuransi perjalanan bisa kita beli secara on line melalui situs AXA Schengen (www.axa-Schengen.com). Pilihlah produk AXA Schengen Low Cost sesuai kebutuhan (jumlah hari kita traveling di Eropa). Pada waktu apply, petugas akan melihat polis asuransi yang asli dan meminta foto kopinya, kemudian mengembalikan polis asuransi yang asli kepada kita saat itu juga.
9. Rencana perjalanan (Travel Itinerary) selama di Wilayah Schengen, yang menjelaskan rencana perjalanan dari hari ke hari di Wilayah Schengen, negara mana saja yang akan kita kunjungi, dan berapa lama kunjungan di tiap-tiap negara.
Saya datang di Kedutaan Republik Czech sekitar jam 08.50 WIB. Di luar dugaan saya, ternyata sudah ada 5 orang (2 orang ditemani oleh calonya) yang ngantri untuk apply visa juga. Padahal saya mengira, saya lah orang pertama yang ngantri untuk apply visa hari itu. Ternyata saya dapat urutan antrian yang ke-6. Saya tidak menyangka ternyata banyak juga yang mau apply Visa Schengen di Kedutaan Republik Czech. Sialnya, tidak ada tempat duduk ataupun tempat berteduh di depan Kedutaan Republik Czech. Jadi, para pelamar visa harus harus rela berdiri kepanasan atau kehujanan (bila sedang hujan) menunggu antrian. Kalau ingin duduk, mau nggak mau ya duduk di trotoar.
Jarum jam sudah menunjukkan pukul 09.10 ketika satpam membuka pintu gerbang pelayanan visa. Ternyata Kedutaan Republik Czech juga memiliki budaya ngaret kaya Indonesia. Pelamar pertama pun masuk untuk menyerahkan dokumennya. Saat antri menunggu giliran untuk apply visa itulah saya mendengar berbagai cerita seputar apply Visa Schengen (dari dua calo) yang bikin ciut nyali. Ada yang bilang Kedutaan Republik Czech termasuk paling ribet dan ketat dalam urusan visa seperti negara-negara Eropa Timur lainnya. Dokumen-dokumen yang harus dilampirkan sangat banyak dan bermacam-macam. Menurut mereka, yang paling mudah persyaratannya adalah Kedutaan Perancis. Mereka biasanya menghindari apply Visa Schengen di Kedutaan Republik Czech kecuali tidak ada pilihan lain. Walau rada jiper, saya pede aja dengan dokumen-dokumen yang saya bawa. Pasalnya, saya sudah membawa dokumen seperti yang ada di situs Kedutaan Republik Czech.
Setengah jam kemudian, keluarlah si pelamar pertama, mahasiswi dari Bali. Saya pun bertanya kepadanya, “Mengapa lama sekali dan ditanyain apa aja di dalam?” Ternyata dia harus mengisi ulang formulir aplikasi visa karena formalir yang sudah dia isi, tidak sesuai dengan formulir yang disyaratkan oleh Kedutaan Republik Czech. Selain itu, seluruh dokumen yang diserahkan dibaca satu per satu dengan teliti oleh petugas sehingga memakan waktu cukup lama.
Dari pengamatan saya pagi itu, durasi rata-rata per orang untuk apply visa sekitar 25 menit. Jadinya, saya harus menunggu dua jam lebih untuk dapat giliran. Tepat jam 11.10 tibalah giliran saya untuk masuk ke ruang pelayanan visa di Kedutaan Republik Czech. Sebelum masuk, kita harus meninggalkan tas, ponsel, dan jaket di kursi yang berada di dekat pintu masuk. Kita hanya diperbolehkan membawa dokumen (dan uang tentunya) yang dibutuhkan untuk apply Visa Schengen. Saya dilayani oleh petugas bule perempuan yang bernama Ms.Eva. Dia bisa berbahasa Indonesia. Kata satpam dan para calo yang saya temui tadi, dia adalah ibunya artis Claudia Hidayat dan Alm. Ryan Hidayat. Saya pun menyerahkan dokumen yang dibutuhkan melalui loket. Ms. Eva mengecek dokumen saya satu per satu. Kemudian, dia keluar ruangan sambil membawa buku tabungan dan polis asuransi perjalanan saya. Ternyata dia, memfoto kopi kedua dokumen tersebut. Selanjutnya, Ms.Eva memeriksa dan membaca dengan teliti seluruh dokumen saya. Saya pun menunggu dengan gelisah dan tidak tenang. Karena tahu saya akan keliling Eropa, dia bertanya, “Untuk perjalanan di Eropa naik apa?” Saya jawab aja, “Naik Bus Euroline.” Dia pun bertanya lagi, “Mana tiketnya?” saya jawab, “Tiketnya belum ada karena tiket baru bisa dibeli seminggu sebelum keberangkatan.” Dia menambahkan, “Kalau begitu, visanya belum bisa keluar. Visa baru bisa keluar kalau Anda sudah menyerahkan Tiket Bus Euroline tersebut. Lagian waktunya juga masih lama kan?” Saya iya-in aja pertanyaannya walau dalam hati rada dongkol. Duh, bakalan repot nih, kayanya. Saya tidak menyangka bakalan ditanyain tiket transportasi di Eropa segala. Namun, saya tetap tenang. Dalam hati, saya yakin kalau aplikasi visa saya pasti akan di-approve.
Setelah membaca dan meneliti seluruh dokumen saya, Ms. Eva bilang bahwa biaya visa Rp 734.000,00. Di kertas yang ditempel di depan loket sih tertulis, visa fee Rp 744.000,00 (€ 60,00). Ternyata biaya visa berfluktuasi sesuai dengan nilai tukar Rupiah terhadap Euro. Saya pun membayarnya dengan uang pas. Kemudian Ms.Eva memberikan tanda terima dan bukti pembayaran untuk pengambilan visa nantinya. Proses apply visa selesai dan saya pun keluar ruangan. Herannya, saya tidak diberi tahu kapan visa bisa diambil. Padahal orang-orang yang apply visa sebelum saya diberi tahu bahwa visa bisa diambil 10 hari lagi. Kata satpam Kedutaan Republik Czech, rata-rata visa selesai dalam 10 hari sampai 14 hari. OK deh, nggak apa-apa. Yang penting visa saya di-approve.
Selesai apply visa, saya mampir ke tempat teman (Mas Mukmin) untuk menyerahkan tanda terima dan bukti pembayaran visa saya. Saya mau meminta tolong dia untuk mengambilkan visa saya nanti bila sudah di-approve. Tak lupa saya berikan juga surat kuasa untuk mengambil paspor karena pengambilan paspor oleh non pemilik paspor harus disertai surat kuasa.
Setelah menunggu selama dua minggu dengan perasaan yang tidak menentu, akhirnya pada Hari Selasa, 27 Desember 2011, saya menghubungi Kedutaan Republik Czech via telepon untuk menanyakan nasib visa saya. Beberapa kali saya telepon, tak ada yang mengangkat. Saya semakin gelisah dan nggak tenang. Syukurlah, saat menelepon untuk yang ke empat kalinya, ada yang mengangkat telepon saya. Dan yang paling menggembirakan, visa saya di-approve dan sudah bisa diambil. Saya pun langsung menghubungi teman saya untuk memberitahukan bahwa paspor saya sudah bisa diambil. Terserah dia mau mengambil kapan saja (sebisanya dia), yang penting visa saya sudah di-approve dan sudah bisa diambil.
Saya bersyukur pada Allah dan bahagia tak terkira, akhirnya bisa mendapatkan Visa Schengen. Terus terang, selama masa penantian visa, saya galau dan stres, takut kalau permohonan visa saya ditolak. Soalnya saya tunggu sampai dua minggu, tidak ada kabar apa pun dari Kedutaan Republik Czech. Saya pikir mereka masih menunggu Tiket Bus Euroline yang saya janjikan. Ternyata tanpa tiket tersebut, visa saya tetap di-approve. Thanks God! Ini benar-benar kado terindah di akhir tahun 2011. Saya benar-benar bangga dan bahagia tak terkira. Saya bisa membuktikan bahwa tanpa sponsor, undangan, travel agency ataupun calo, saya bisa mendapatkan Visa Schengen. Jadi kesimpulannya adalah jika semua dokumen dan persyaratan sudah kita lengkapi, pihak kedutaan tidak punya alasan untuk menolak pemohonan visa kita.
Semoga tulisan saya ini dapat menginspirasi siapa saja yang sedang merencanakan traveling ke Eropa atau sedang mengajukan aplikasi (apply) Visa Schengen. Selamat berjuang dan jangan pernah menyerah!!! (edyra)***